Datenschutzerklärung
Die Landesregierung nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Es wurden technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren Dienstleistern beachtet werden.
Datenschutzinformationen gemäß Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte informieren. Wir weisen darauf hin, dass die DSGVO (seit dem 25. Mai 2018) sowie eine neue Fassung des Thüringer Datenschutzgesetzes gelten.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung sind gemeinsam:
der Betreiber der Plattform ThAVEL
Thüringer Finanzministerium
Ludwig-Erhard-Ring 7
99099 Erfurt
E-Mail: poststelle@tfm.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3611 700
Fax: +49 (0) 361 57 3611 650
und
die Landesbehörden des Freistaats Thüringen und die
kommunalen Behörden in Thüringen, welche Angebote über ThAVEL zur Verfügung stellen.
Eine Übersicht der Behörden und eine Vereinbarung nach
Art. 26 DSGVO befinden sich derzeit in der Überarbeitung bzw. in der Abstimmung mit der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde (TLfDI). Weitere Informationen hierzu
werden hier demnächst bereitgestellt.
Auftragsverarbeiter:
FJD Information Technologies AG
Kapellenstraße 7
85622 Feldkirchen
E-Mail: thueringen@govos.de
Telefon: +49 (0) 89 - 99023699
und
IT.Niedersachsen
Göttinger Chaussee 259
30459 Hannover
E-Mail: servicedesk@it.niedersachsen.de
Telefon: +49 (0) 511 120 - 3999
Fax: +49 (0) 511 120 - 99 - 3999
Zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde:
Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Häßlerstraße 8
99096 Erfurt
E-Mail: poststelle@datenschutz.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3112900
Fax: +49 (0) 361 57 3112904
Sie erreichen die/den Datenschutzbeauftragte/n des Thüringer Finanzministeriums:
Thüringer Finanzministerium
Datenschutzbeauftragte
Ludwig-Erhard-Ring 7
99099 Erfurt
E-Mail: dsb@tfm.thueringen.de
Telefon: +49 (0) 361 57 3611 860
Fax: +49 (0) 361 57 3611 650
Nach Abstimmung der Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO werden an dieser Stelle ebenfalls die Datenschutzbeauftragten aller Verantwortlichen veröffentlicht.
2. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?
Aufgabe des Thüringer Finanzministeriums ist die Koordinierung von E-Government und IT. Dies umfasst auch den Betrieb der Plattform ThAVEL. Das Thüringer Finanzministerium verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, indem es sie der gemäß Ihrem Antrag zuständigen Behörde in der Bundesrepublik Deutschland elektronisch übermittelt oder die Daten speichert und für den Abruf durch die zuständige Behörde bereitstellet.
Die Aufgaben der ThAVEL einsetzenden Behörden sind vielfältig. Eine abschließende Aufzählung aller Aufgaben ist nicht möglich.
Das Thüringer Finanzministerium und die weiteren Behörden verarbeiten bei der Wahrnehmung dieser im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben auch personenbezogene Daten.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt daher gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe e, Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit § 16 Abs. 1 ThürDSG sowie ggf. auch gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe a DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit der Rechtsvorschrift, aus der sich die jeweilige rechtliche Verpflichtung ergibt.
In wenigen Antragsverfahren könnte ggf. auch die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aufgrund Art. 9 Abs. 2 Buchstabe a DSGVO oder aufgrund Art. 9 Abs. 2 Buchstabe g DSGVO in Verbindung mit den dem jeweiligen Antragsverfahren zugrundliegenden Rechtsvorschriften zum Tragen kommen. Diese Rechtsvorschriften sind regelmäßig in den jeweiligen Antragsformularen angegeben.
3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?
Es werden insbesondere folgende Stammdaten zur Nutzung des ThAVEL-Systems verarbeitet:
- Mindestangaben
- Anrede
- Benutzername
- Familienname / Firmenname / Behörde
- E-Mail Adresse
- Optionale Angaben
Sämtliche personenbezogenen Angaben, welche für die Bearbeitung eines gestellten Antrags notwendig sind und in diesem Zusammenhang erhoben werden.
4. Wo werden die Daten gespeichert?
Die Speicherung ihrer Daten erfolgt auf dem ThAVEL-Server, welcher sich im Rechenzentrum von IT.Niedersachsen befindet.
5. Wer bekommt meine Daten?
Durch ThAVEL erfolgt die Weitergabe personenbezogener Daten bzw. der Antragsdaten an die zuständige Stelle der jeweiligen Verwaltungsebene der Bundesrepublik Deutschland.
Das können sein: Kommunen, Landesbehörden, Bundesbehörden und andere Träger der öffentlichen Verwaltung sowie die unter Punkt 1 benannten Auftragsverarbeiter.
6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Antragsdaten werden für 388 Tage gespeichert. Hierbei erfolgen nach 360 Tagen eine Löschungsankündigung und die finale Löschung 28 Tage später.
7. Welche Datenschutzrechte habe ich?
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO und das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), siehe Punkt 1.
Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Ihre nachfolgend aufgeführten Rechte können Sie gemäß Art. 26 Abs. 3 DSGVO gegenüber jedem Verantwortlichen, mithin gegenüber dem Thüringer Finanzministerium und jeder Behörde, die Angebote über ThAVEL zur Verfügung stellt, geltend machen.
7.1. Recht auf Auskunft
Sie haben in Ihrem Benutzerkonto auf ThAVEL die Möglichkeit, Ihre gestellten Anträge einzusehen. Diese Möglichkeit besteht vor Ablauf der allgemeinen Löschfrist (Punkt 6), jedoch nicht mehr nach Löschung des Benutzerkontos.
Da es sich bei ThAVEL um eine antragsweiterleitende Plattform handelt, besteht jedoch nicht die Möglichkeit, den Inhalt gestellter Anträge nach personenbezogenen Daten zu durchsuchen.
Weiterhin haben Sie bis zum Ablauf der allgemeinen Löschfrist das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob personenbezogene Daten an eine zuständige Stelle der Bundesrepublik Deutschland übermittelt werden. Auskunftsersuchen zur Verarbeitung in der zuständigen Stelle richten Sie bitte möglichst direkt an die entsprechende zuständige Stelle.
Um Sie als Inhaber des Benutzerkontos eindeutig identifizieren zu können, bitten wir Sie, einen schriftlichen Antrag unter Nennung von Benutzername und E-Mail-Adresse zu stellen.
Grundsätzlich ist eine Auskunft nicht kostenpflichtig. Auskunfts- und Informationsbegehren sind in der Regel unverzüglich, innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu bearbeiten. Die Frist kann um zwei Monate verlängert werden, soweit dies unter Berücksichtigung der Komplexität und/oder der Anzahl der Anfragen erforderlich ist. Im Fall einer Fristverlängerung werden wir Sie rechtzeitig informieren.
Eine sichere E-Mail-Kommunikation mit Kommunikationspartnern außerhalb des Thüringer Landesdatennetzes ist derzeit nicht möglich. Deshalb werden aus datenschutzrechtlichen Gründen personenbezogene Daten nicht per E-Mail übersandt.
7.2. Recht auf Berichtigung
Sie haben die Möglichkeit, die von Ihnen bei der Anmeldung angegebenen Daten in Ihrem Benutzerkonto selbständig zu berichtigen. Dabei können die notwenigen Stammdaten (Mindestangaben) korrigiert und Optionale Angaben geändert und gelöscht werden.
Eine nachträgliche Korrektur bereits übermittelter Anträge ist nicht möglich. Dafür ist die zuständige Behörde direkt zu kontaktieren.
7.3. Recht auf Löschung
Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihr Benutzerkonto zu löschen.
Des Weiteren haben sie das Recht, die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
Dies können Sie dem Autragsverarbeiter – FJD Information Technologies AG - schriftlich anzeigen.
7.4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Die erhobenen Daten sind für die Nutzung von ThAVEL zwingend notwendig, so dass eine Nutzung von ThAVEL ohne Ihre Zustimmung nicht möglich ist.
Sie haben gleichwohl das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen. Wenn Sie die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen, ist die elektronische Antragsstellung nicht möglich. In diesem Fall wird Ihnen ein PDF-Dokument zur Online-Bearbeitung und anschließender Offline-Antragsstellung zur Verfügung gestellt.
7.5. Recht auf Widerspruch
Sie haben als betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO). Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
7.6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Übertragung der Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Dieses Recht ist auf die gestellten Anträge beschränkt, da keine weiteren Daten gespeichert werden. Das Recht zur Datenübertragung besteht nur für von der betroffenen Person bereitgestellte Daten und setzt voraus, dass die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung oder zur Durchführung eines Vertrages erfolgt und mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird.
7.7. Recht auf Widerruf
Sie haben als betroffene Person das Recht, ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Die betroffene Person wird vor Abgabe der Einwilligung hiervon in Kenntnis gesetzt.
7.8. Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht oder nicht in vollem Umfang nachgekommen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Punkt 1) Beschwerde einlegen.
8. Bestehen einer automatischen Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling erfolgt nicht.
9. Stand dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 29. Oktober 2018. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und der darüber zur Verfügung gestellten Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise verwaltungsrechtlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzinformation anzupassen. Daher empfehlen wir Ihnen, sich diese Information bei Bedarf erneut durchzulesen. Die jeweils aktuelle Fassung kann auf dieser Website von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.